Vad är en process fråga
Målet med detta avsnitt är att ge en inblick i vad det innebär att arbeta med processer och en förståelse för varför man processorienterar och hur man når resultat. Processorientering har på senare år varit ett av de hetaste områdena kring verksamhetsutveckling. Mål enligt Blooms taxonomi. Redan vid byggandet av Egyptens pyramider hade man börjat organisera arbetet i olika funktioner.
Några personer hackade fram stenblock, andra fraktade dessa och några utförde mätningar på blocken och kontrollerade så att de uppfyllde ställda krav. Industrialiseringen, med början på talet, startade bland annat med att arbetsuppgifter delades upp i mindre bitar. Det finns exempel på fabriker som, från att ha tillverkat knappnålar om dagen, efter en uppdelning av arbetsuppgifterna kunde tillverka 48 knappnålar under samma tidsperiod!
Den kanske mest kända arbetsuppdelningen stod Taylor för och han blev också symbolen för tidmätning och det löpande bandet. En process har en början och ett slut, en kund och en leverantör. Den upprepas i tiden och skapar genom förädling ett värde åt kunden. En process går ofta genom flera olika avdelningar i en organisation och använder eller förbrukar olika former av resurser.
Den uppdelning som är bruklig är Huvudprocess, Stödprocess och Ledningsprocess.
SIPOC: Metod för att beskriva hur en process ser ut [från början till slut]
Så här enkelt som i ovanstående figur kan man beskriva en process! Leverantören kan vara någon från en extern organisation men kan också vara en avdelning inom företaget som arbetar i ett tidigare processteg. På samma sätt så behöver inte kunden vara en slutkund eller ens en extern kund, utan kan mycket väl vara en avdelning inom det egna företaget. Gränssnitten mellan processer kan se väldigt olika ut, ibland väldigt klara och konkreta men ofta lite luddiga och inte helt klara.
En process består av olika delar, processteg eller mindre processer, och kan alltså brytas ner till arbetsmoment eller händelser. Viktigt är att inte arbeta med för detaljerade processkartor eftersom det då kan vara svårt att få grepp på helheten vilket är en av de stora fördelarna med processtänkandet. Bilden ger ett exempel på hur en process ofta är uppbyggd av mindre processer, aktiviteter och slutligen arbetsmoment.
Här ser man också tydligare att en processkarta med alla arbetsmoment utritade inte skulle ge någon riktigt bra känsla för helheten! Vad är det då för fördelar med att tänka i processer? Vanligtvis är en organisation uppdelad i någon form av avdelningar som var och en gör en liten insats för att färdigställa de varor och tjänster som organisationen producerar. Genom att tänka i processer, som skär igenom dessa avdelningar, kan det ofta bli lättare att få fram en helhetsbild över flödet i organisationen och också enklare att hitta problem i de gränssnitt som finns mellan olika avdelningar eller moment.
Genom den helhetssyn som fokuseringen på processer kan ge blir det också lättare att hitta förbättringsområden och enklare för alla i processen att förstå varför vissa förbättringar görs.
Guide: Så kommer du igång med processkartläggning
Alla kan på ett tydligare sätt se vilken påverkan just deras arbete har på slutresultatet, något som ofta resulterar i att man också tar ett större ansvar för att göra ett bra arbete. Det blir lättare för var och en att hitta sin plats i kedjan och se sitt bidrag till att skapa värde för kunden. Processer finns överallt, men av olika orsaker är vi ofta dåliga på att kartlägga dessa.
Dels så är tankesättet med processer inte så gammalt eller utbrett, dels så "krockar" tankesättet lite med traditionellt tänkande i avdelningar vilket också kan göra att medarbetare på dessa avdelningar känner sig hotade. Jag hjälper till att få saker uträttade i vår organisation. Skillnaden i tankesätt blir tydlig och resultatet av processtänkandet blir också ett större fokus på att förbättra processerna och inte att försöka skydda sig och sitt område.
Processer: de 3 olika typer av processer (Kärn-, Stöd- och Ledningsprocesser)
Att arbeta med ständiga förbättringar är en av grundförutsättningarna för att lyckas med att utveckla sin verksamhet och även en av grundstenarna i Offensiv Kvalitetsutveckling, se boken Kvalitet från behov till användning skriven av de svenska professorerna Bo Bergman och Bengt Klefsjö. Ständiga förbättringar är inte svårare än det låter: Kan vi vara lite bättre varje dag så är vi mycket bättre nästa vecka och väldigt mycket bättre nästa månad och så vidare Vardagliga förbättringar kan vara enkla och göra små skillnader medan större förbättringsarbeten oftast måste göras i projekt under en längre tidsperiod.
I boken "Den vakne jägaren" och i olika föreläsningar beskriver Lars Nilsson sitt arbete med ständiga förbättringar. På företaget Candelia hade man satt upp en lapp vid varje produktionsband som angav hur stor del av produktionen godis som kasserades. Efter ett tag sjönk kassationen utan att några direkta åtgärder hade vidtagits. Lars Nilsson talar mycket om förslagsverksamhet som en del i arbetet med ständiga förbättringar och där gick Candelia från 18 inlämnade förslag mellan och till att mellan drygt tre fjärdedelar av personalen lämnade in totalt förslag år och förslag år !